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Excelで翻訳の仕事を管理

2008年8月22日

在宅翻訳の仕事では、仕事の量や納期が毎回違うだけでなく、客によって単価、料金の計算方法、支払日も違うので、管理が必要です。と言っても、たい して複雑な作業ではなく、働き手が自分だけなら、わざわざ管理用のソフトを買う必要もなく、Excelで十分。

Samplesheets_2私も自己流で仕事の進行と売上と営業活動の管理をしているので、サンプルでご紹介します ね。 まず、ExcelのBookにシートを3つ作ります。こんな感じ。日程管理、売上管理、顧客管理という名前をつけていますが、売上管理はメモのようなもの で、あまり意味ないかも。

日程管理はこれ。図をクリックすると、元の大きさの図が表示されます。

Samplenittei_2

縦軸は顧客。緑のセルに名前を入れます。横軸は単価、数量、料金、原稿、納期、納品が1セットで1ヵ月分になります。このサンプルでは1月と2月だ けしか書いてありませんが、実際は12ヵ月分で1つのBook。

単価は原稿の1単語あたり、訳文の400字あたり、顧客独自の設定という場合がありますが、いずれにしても、それに数量を 掛けた値が料金になるので、料金セルには単価のセルX数量のセルという式(例えばF8*G8)を入れます。

原稿は各案件の名前。納期は予定した締切日で、納品は実際に納品した日。

青いセルは各顧客の各月の小計(式はSUM(H8:H13))。いちばん下のオレンジのセルが、全顧客を合わせたその月の小計 (SUM(H14,H21,H28))。小計の右にある日付は支払日。締め日はどこの会社も月末ですが、支払日は翌月末とか、翌々月15日とか、いろいろ ですな。右端の紫のセルが総計です(SUM(H30,N30))。

こんな風に仕事の進行を管理して、売上はとりあえず次の売上管理シートにメモしておきます。

Sampleuriage

なぜ「とりあえず」かと言うと、お金のことは必要経費をはじめ、全部「やよいの青色申告」という経理ソフトで管理していて、どうせ売上はそちらに記 入しなければならないので、これはメモの意味しかないわけです。

最後のシートは顧客管理と営業活動の管理で兼用。

Samplekokyaku

なぜか英語ですが・・なぜだ?自分でもわかりませんが、これを作ったときに、なんとなく脳内が英語だったのだと思う。ま、それはそれとして、要する に顧客のリストです。

左端が各顧客で、セルの色の意味は、紫が固定客。水色のセルは最低1度は受注したけれど、めったに仕事が来ないところ。オレンジ色は営業をかけた か、または相手から問い合わせがあり、交渉中のところ。白は営業をかけたけれど、まだ何も返事がないところ。注目しなければならないのは交渉中の相手なの で、目立つオレンジ色にしている。

2番目のContactというのは相手の窓口の人の名前。大きな翻訳会社だと、何人もの名前が入ることになります。次のMailWebsiteの 列はメールとWebサイトのアドレス。Resumeは履歴書などの書類を送った日付。次のResponseは返事があった日 付。「白」の会社は、ここのセルが空白です。Resultは結局、受注または翻訳会社への登録ができたかどうか。最後のNoteは 備考欄。住所その他、普段は必要ない詳細は「筆王」というはがきソフトに「クライアント」という住所録ファイルを作り、そちらに記録してあります。

1人での仕事なら、この程度で十分ではないですかね。

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