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Excelで売掛金管理

だいぶ前に、「Excel で翻訳の仕事を管理」で書いたように、売上管理はただ売上高を記録するだけの意味しかなく、後は「やよいの青色申告」に書き写すことにしていまし た。

でも、やはり「やよい」では毎月の売掛金の全体的な状況が見えないので、売掛金管理ファイルをExcelで作成。ふう。ちょっと手間がかかったぞ よ。と言っても、マイクロソフトのテンプレートを下敷きに、項目を削ったり加えたりしただけですが。注意事項として、私のWordやExcelは2007 で、他のバージョンでは機能の名称などが違うかもしれないので、該当する機能を使ってね。(図をクリックすると拡大画像が表示されます)

Urikakesample1

請求書番号や発行日がない顧客があるのは、毎月複数の仕事があるので、全部まとめて○○日締め(だいたいは月末締め)○○日支払いという契約の場合 です。仕事1件ごとに請求書を発行する相手で複数の請求が発生し、その月に回収できずに翌月に繰り越しになった場合は、1件ずつ1行を割り当てます。

入力は売上が立った順にやるし、上に書いたように請求書ごとに1行割り当てる顧客もあるので、時々、Excelの機能の「ホーム→並べ換え→昇順」 で並べ換えて、顧客ごとに請求書がまとまるようにしています。

今回、少し複雑な機能を加えたので、コメントを付けた箇所について説明しますね。上の一部を拡大したのがこの図。

Urikakesample2_2

為替差額についての説明は、為替差額が何なのかがわかっていれば、そのまま理解できると思うので、ほかの3点について説明します。

①まずは請求書を自分で作成していることが前提です。簡単なので、やってみましょう。ネットで請求書のテンプレートを見つけて、使いやすいように手 を入れるのがいちばんラクね。私のはこんな感じ。

Invoicesample

まずWordで作っておいて、最終的に送るときは、Wordの「名前をつけて保存」機能でPDFファイルを作成します。Wordのままだと、相手先 のワープロソフトの設定が違う場合など、表示が変わるかもしれないので。

こうやって作成して送った請求書ファイルとExcelの請求書番号セルをリンクします。やり方は簡単。セルを右クリックして、「ハイパーリンク」を 選択し、請求書ファイルを指定するだけ。

②これは合計を出す普通の関数。合計が入るセルを選択して、上の数式を入れるバーに、次のように入力。

=SUM(K17:K25)

カッコ内の数字の部分の入力は、数字をキー入力しない方法もあります。左カッコまで入力したら、合計を出したい最初のセルをクリックして、最後のセ ルまで選択すると、自動的に最後のカッコまで入力されます。

③ここでは「条件付き書式設定」という機能を使います。ここで使っているのは、当日が請求書発行日から60日以上経過した日であれば(これが条件) セルを赤くする(こちらが書式)というやり方。

60日という期間は、実はいい加減に決めたものです。実際には、「毎月○○日締め翌月○○日払い」または「請求書発行日から30日以内」がほとん ど。でも、零細翻訳会社で経理担当がいないなどという場合、「1日遅れたから催促のメール!」なんていうことをするのは、あまりに意地悪でしょ?だから、 「まあ、60日待っても入金がないなら、忘れられている可能性もあるなあ」ということで、60日にしただけで、論理的な根拠はないのよ。

難しいと思うかもしれませんが、一度作ってしまえば、あとは書式をコピーして使ってゆけば良いので、手間は一度だけ。

Excelのメニューで次のように選択してください。

「ホーム→条件付き書式→新しい書式ルール→数式を使用して、書式設定するセルを決定」

「次の数式を満たす場合に値を書式設定」の下のボックスに次のように入力します。

=H23+60<TODAY()

次に、「書式」をクリックすると、書式を選ぶ画面が表示されるので、塗りつぶしのタブをクリックして、背景色として赤を選択します。OKをクリック すると、前の画面に戻り、プレビューのところが赤くなっているはず。

これで設定完了です。別のセルでこの書式設定を使うときは、この書式設定がすでにされているセルをコピーして、「ホーム→メニューの貼り付け→形式 を選択して貼り付け→書式」で、条件付き書式設定が貼り付けられます。

入金があったら、その項目の請求書発行日セルを選択して、「条件付き書式設定→ルールのクリア→選択したセルからルールをクリア」で、書式設定をク リアしておきましょう。

使い勝手が良いように、ほかにもいろいろ工夫できるかも。

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